CSE VOLKSWAGEN GROUP FRANCE

1. Qui sommes-nous ?

1.1 Responsable du traitement

Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements en matière de protection des données à caractère personnel de Volkswagen Group France, qui agit en tant que responsable du traitement pour les traitements de données à caractère personnel évoqués dans le présent document.

1.2 Notre délégué à la protection des données

Volkswagen Group France a désigné un délégué à la protection des données personnelles dont les cordonnées sont les suivantes : Délégué à la protection des données personnelles, Volkswagen Group France, 11 avenue de Boursonne 02600 Villers-Cotterêts.

2. Les données à caractère personnel que nous traitons

Dans le cadre des traitements de données à caractère, Volkswagen Group France collecte et traite les données suivantes :

pour l’identification des collaborateurs: nom, prénom, date de naissance, adresse email professionnelle, adresse email personnelle, adresse postale, matricule interne, date d’embauche ;

pour la situation familiale: situation matrimoniale, nom, prénom, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants ;

pour la situation financière: coordonnées bancaires (pour les remboursements) ;

pour les prestations offertes:
- nature de la prestation : pour les séjours : dates de début et de fin, lieu de séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille ;

montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement

3. Les finalités et les bases juridiques de nos traitements de données

3.1 Les finalités de nos traitements

Les traitements que nous mettons en œuvre le sont pour assurer les finalités suivantes :

la gestion administrative des collaborateurs : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers ;

l’historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;

la gestion des prestations d’œuvres sociales : chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie -spectacles et loisirs -, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques ;

l’attribution de primes de crèche, de garderie, ou de nourrice, de bourses, ou de prêt à la consommation ;

l’envoi d’offres promotionnelles, adhésions à des clubs de consommateurs adressées directement par VGF.

la gestion comptable des activités sociales et culturelles mais aussi des coûts de fonctionnement

3.2 Les fondements juridiques de nos traitements

Nous ne mettons en œuvre des traitements de données que si au moins l’une des conditions suivantes est remplie :

votre consentement aux opérations de traitement a été recueilli ;
l’existence de notre intérêt légitime, ou de celui d’un tiers, qui justifie que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
l’exécution d’un contrat qui nous lie à vous nécessite que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concernée ;
nous sommes tenus par des obligations légales et réglementaires qui nécessitent la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel concerné.

4. Les destinataires de vos données

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilités (administrateurs du site) puissent avoir accès à ces données. Nos prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions. Certaines données personnelles peuvent être adressées à des tiers ou à des autorités légalement habilitées et ce pour satisfaire nos obligations légales, réglementaires ou conventionnelles.

Elles pourront être communiquées à ces entités pour des finalités visées dans la présente notice d’information. Ces opérations sont réalisées sur la base d’instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à vous assurer la protection et le respect de vos droits.

5. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En conséquence, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante :

S’agissant des données des bénéficiaires : les données collectées sont conservées pour la durée des prestations les concernant
S’agissant des prestations fournies dans les œuvres sociales : les données sont conservées pour une durée complémentaire de trois ans correspondant à la durée de prescription en matière fiscale/sociale.

Ces durées sont prorogées des durées légales de prescriptions en cas de litige ou contentieux.

6. Les droits qui vous sont reconnus

6.1 Votre droit à l’information

Vous reconnaissez que la présente notice d’information vous informe des finalités, du cadre légal, des intérêts, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles, et de la possibilité d’un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale.

En plus de ces informations et dans l’objectif de garantir un traitement équitable et transparent de vos données, vous déclarez avoir reçu des informations complémentaires concernant :

la durée de conservation de vos données personnelles ;
l’existence des droits qui sont reconnus à votre bénéfice et des modalités de leur exercice.

Si nous décidons de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées.

6.2 Votre droit d’accès et à la rectification de vos données

Vous disposez du droit d’accéder et de faire rectifier vos données personnelles, que vous pouvez exercer auprès du Délégué à la Protection des Données de Volkswagen Group France, à l’adresse email suivante : dpo@volkswagengroup.fr ou à l’adresse postale suivante : Délégué à la protection des données, Volkswagen Group France, 11 avenue de Boursonne 02600 Villers-Cotterêts.

A ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, et disposez de l’accès à vos données ainsi qu’aux informations concernant :

les finalités du traitement ;
les catégories de données personnelles concernées ;
les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que les organisations internationales auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

6.3 Votre droit à l’effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
vous retirez le consentement préalablement donné ;
vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légal audit traitement ;
le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable ;
vos données personnelles ont été collectées dans le cadre de l’offre de services de la société de l’information aux enfants âgés de moins de 16 ans.

Néanmoins, l’exercice de ce droit ne sera pas possible lorsque la conservation de vos données personnelles est nécessaire au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

6.4 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

6.5 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données personnelles vous concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime du responsable du traitement.

6.6 Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposerez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :

uniquement vos données personnelles, ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne vous concernent pas ;
les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment ;
les données personnelles qui ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Ce droit est limité aux traitements basés sur le consentement ou sur un contrat ainsi qu’aux données personnelles que vous avez personnellement générées.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Volkswagen Group France.

6.7 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

6.8 Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

6.9 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter la volonté du défunt conformément aux exigences du cadre juridique applicable.

6.10 Les modalités d’exercice de vos droits

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse email suivante : dpo@volkswagengroup.fr accompagné de tout élément permettant de justifier de votre identité.

Néanmoins, en ce qui concerne l’exercice du droit à l’information, nous pouvons ne pas avoir l’obligation d’y donner suite si :

vous disposez déjà de cette information ;
l’enregistrement ou la communication de vos données personnelles sont expressément prévus par la loi ;
la communication d’informations se révèle impossible ;

la communication d’informations exigerait des ef